60+ personnes construisant plus de 200 automations AI, voici comment nous le faisons.

Il y a quelques mois, je suis assis ici en me disant: « Merde, nous n'adoptons pas de l'IA à l'échelle de l'IA comme je m'y attendais. »

Et selon un Étude McKinseyLes chefs de la suite C estiment que seulement 4% des employés utilisent une IA générative pour au moins 30% de leur travail quotidien. Mais lorsque les employés ont été interrogés directement, ce nombre était en fait trois fois plus élevé.

Si les dirigeants manquent une grande partie de ce qui se passe réellement dans ses propres équipes… peut-être que j'étais aussi l'un de ces dirigeants?

J'ai vu ce post sur notre Slack et j'étais comme…condamner. Nous faisons autant de travail dans l'IA?

Comment ne savais-je pas, puis j'ai regardé les noms. Aussi nombreux * Différentes * Les gens contribuent? Nous avions des dirigeants sur le tableau. Associés. Nouvelles embauches. Vétérans.

J'ai été impressionné (voici juste un exemple) Et pour être honnête, surpris. Comment est-ce arrivé? Qu'avons-nous fait?

Je crois qu'il faut interviewer les PME comme moyen de faire du contenu qui se démarque, alors je me suis assis avec notre président Crystal, notre vice-président de People Ops Emily, et notre vice-président de SEO & AI Alisa pour le déballer. Voici ce que j'ai appris.

Nous n'avions pas de problème d'adoption de l'IA. Nous avons eu un problème de clarté.

« Travailler sur des trucs » n'est pas une stratégie. Vous avez besoin de structure: activation, incitations, communication et responsabilité, sinon même les meilleures idées ne se produiront pas.

Mon style, bien ou mal, est très, apprenez-le vous-même si vous voulez de la grandeur, vous entourez d'autres personnes qui veulent de la grandeur et que tout fonctionnera. Pas dans une entreprise de notre taille, cela ne fonctionne tout simplement pas.

Je veux que SEER TOP construise une entreprise qui a un prototype d'employé, à l'époque où la combinaison des données SEO et PPC était toute ma rage (toujours), je voulais créer des coéquipiers qui, lorsque les gens savaient qu'ils savaient qu'ils obtenaient quelqu'un imprégné de Power Bi, Tableau, des données transversales, etc. En ce qui concerne l'AI, je veux que nous voulons faire de la démocrate, de la démocrate et de la résolution de votre résolution, et de faire ça, et de faire de la démocrate, de démocratif et de résister instantané Pour avoir l'une des principales voix, encore une fois, nous avons appris beaucoup de leçons de nos tentatives infructueuses précédentes, ce qui fait que celui-ci va mieux … Voici notre plan.

Voici le plan pour fabriquer l'IA de tout le monde:

Attachez de l'argent réel à un comportement réel
Vous obtenez ce que vous payez. Si vous voulez l'adoption de l'IA, payer pour ça.Emily l'a dit le mieux: « Le temps de suivi? Ce sont des enjeux de table – comme alimenter votre ordinateur portable.Boom. De vrais dollars liés à un vrai travail. Pas le service des lèvres.
Construire un système que les gens peuvent réellement utiliser
Les bonnes idées ne meurent pas du manque de talent. Ils meurent d'un manque de structure.
C'est pourquoi nous avons construit Grab & Go: un moyen sans friction pour quiconque de repérer un problème et de construire une solution basée sur l'IA.

«Les mandats descendants ne fonctionnent pas ici. Je voulais la visibilité, la transparence et la compétition entre pairs. Surtout, je voulais un tableau de bord.» – Alisa
Définir le travail, pas le mot à la mode
«Expérimenter avec l'IA» ne signifie rien.
Grab & Go donne aux gens des invites claires, des problèmes commerciaux réels et des mesures de succès structurées.
Rendre l'innovation visible
Ces 5, 6 et 7 figurent Les chèques sont écrits pour les investissements en IA, mais le leadership comme moi voit rarement où le travail se produit réellement. Cela élève le travail réellement fait. Une vue en direct de qui est le bâtiment, de ce qui est l'expédition et de l'impact.

Vous n'avez pas besoin d'un autre pilote d'IA. Vous avez besoin d'un système.

Soyons réels:
Vous n'avez pas de problème d'adoption de l'IA. Vous avez un problème de suivi.

SEER, comme tant d'autres entreprises, a des gens intelligents avec de bonnes idées. Mais où vont ces idées? Ils sont assis dans des fils de mou. Ils disparaissent dans des e-mails uniques. Ils flottent à travers des réunions et disparaissent.

Nous avions tout ce potentiel d'innovation interne, mais nous ne le capturions pas efficacement. Nous avions besoin d'un endroit clair et transparent pour collecter, organiser, hiérarchiser et mettre en œuvre les bonnes idées.

8 étapes pour construire le système vous-même

Parce que les bonnes idées meurent lorsque vous ne leur donnez pas un endroit où vivre.

Étape 1. Soumission de l'idée AI

Les critères de soumission sont simples: avoir une idée? Partagez-le dans le chat et croyez que le Conseil de l'IA le trouvera. Zéro barrière à l'entrée.

Jeter un budget sur un outil et espérer que l'équipe fonctionne avec… ne fonctionne pas. Vous avez besoin de personnes avec du temps dédiées à repérer des idées, à soutenir l'expérimentation et à voir les constructions.

Chez SEER, nous avons deux canaux publics publics axés sur l'IA. Un, un canal plus général pour partager des idées, des lectures et des nouvelles de l'IA. Ensuite, une chaîne plus tactique où l'équipe partage ses victoires, leurs difficultés et leurs questions.

Étape 2. Revue du Conseil AI

Le travail du conseil consiste à évaluer l'idée d'un point de vue technique, en posant des questions comme:

Est-ce techniquement possible avec nos capacités d'IA actuelles?
Est-ce qu'elle tire un parti ou fait progresser notre expertise interne?
Y a-t-il des solutions ou des tentatives passées connues qui pourraient éclairer ou améliorer cette idée?
Cette solution pourrait-elle dupliquer par inadvertance quelque chose déjà en cours ou récemment implémenté ailleurs?

S'il réussit ce test initial, le Conseil de l'IA crée une tâche pour représenter l'idée sur le tableau de réception. Et, surtout, Les gens peuvent s'attendre à un examen initial dans les 24 à 48 heures.

Maintenant, l'idée est à gagner pour que quiconque dans l'entreprise essaie de construire. Cela crée également une barrière à l'entrée plus faible si l'individu qui a l'idée n'a pas la bande passante pour l'exécuter.

Étape 3. Création brève du projet

Avant de commencer à construire, tracer le problème que vous essayez de résoudre. Avec l'aide de notre Projet Brief GPT, Toute personne qui s'est assignée à la tâche répond à une série de questions sur le concept:

Quel est l'objectif de la tâche et comment mesurer le succès?
Quelle est votre hypothèse? Si nous investissons du temps dans la résolution de ce problème, comment nos clients en bénéficient-ils?
Décrivez l'histoire utilisateur pour la façon dont l'équipe s'engagera avec le flux de travail.

Quelles sont les entrées et sorties?

You define the problem, not the solution. Rob Corso on the Creative team understood the friction in his work, translated it into a buildable idea, and laid it out clearly with a “UX Audit Advisor”, directly mapping to future AI agent workflows:“We talk a lot about AI agents, but Rob, without explicit training or instruction, immediately started thinking in terms of agentic workflows. Seeing that happen organically was exciting because it showed real alignment and understanding at a deep level.”

Étape 4: revue technique

Un membre dévoué du Conseil de l'IA passe en revue le mémoire du projet pour s'assurer que l'initiative est viable et réalisable pour l'équipe. Si un concept a des jambes mais nécessite un constructeur plus avancé, le conseil peut acheminer les prochaines étapes en conséquence. Surtout quand quelqu'un est nouveau, nous ne voulons pas qu'il morde un projet qui semblait trompeusement simple.

Si un concept est solide et une bonne occasion pour l'équipe d'exercer sa formation sur l'IA, elle est approuvée et envoyée pour une revue de leadership de la division.

Not every innovation needs to be flashy. Just ask Heather from Paid Media, who automated repetitive slide deck creation with AI:
Heather used AI to create a Google Apps Script that automatically generates repetitive slide decks for client reporting calls: “Stuff like automated slide decks isn't flashy on sales calls, but unless you're the one stuck doing these decks every week, you don't realize how impactful it is. It reduces cognitive load significantly—freeing our team from mundane, repetitive tasks to focus on high-value work.”
This is exactly why you make it easy for everyone to participate. Real innovation often looks like someone making their Tuesday suck less.

Étape 5: Approbation de l'alignement du leader

Après l'examen technique, le leader concerné passe en revue l'idée et assurez-vous que cela crée de la valeur tel qu'ils le définissent. Les chefs de division ou d'équipe fournissent un contexte critique comme:

Cette idée s'aligne-t-elle avec les objectifs et les priorités immédiats de notre équipe?
Cela profiterait-il véritablement à nos clients, clients ou flux de travail internes?
Est-ce une priorité qui vaut la peine de consacrer des ressources pour le moment, étant donné d'autres initiatives en vol?
Cette solution pourrait-elle débloquer des opportunités stratégiques plus larges que nous n'avions pas envisagées?

Avoir une équipe chargée et ravi de monter dans le train de l'IA, Vous leur devez pour vous assurer qu'ils ne gaspillent pas d'effort à résoudre les mauvais problèmes ou à dupliquer les initiatives existantes. Un exemple, nous avons vu quelqu'un proposer l'automatisation d'un livrable uniquement pour que le leader div dise que nous nous déprécions, ils le signalent immédiatement, redirigeant l'énergie vers quelque chose avec une plus grande valeur stratégique.

Une fois qu'il est passé l'examen technique et stratégique, la tâche est ouverte pour la prise et peut être saisie par n'importe qui. Cela dit, le compte à rebours commence une fois la tâche saisie…

Étape 6: Construisez-le dans 2 semaines

«Nous ne voulions pas que les gens prennent une idée et s'assoient ensuite dessus pendant des mois et des mois. Nous voulions qu'il y ait un sentiment d'urgence parce que nous avons besoin que l'équipe se sente pour se déplacer vers des solutions d'IA. Nous ne pouvons pas avoir la mentalité de« Oh, j'ai toutes ces bonnes idées, mais le Q2 est occupé, donc je vais saisir cela maintenant et creuser des mois plus tard ». C'est exactement ce que nous voulons éviter. Dit Alisa, indiquant clairement que l'urgence (pas seulement l'intérêt) anime notre élan de l'IA.

Une fois qu'une idée est saisie, l'équipe commence à se construire. Ils utilisent leur formation et leurs outils comme Chatgpt pour concevoir le flux de travail idéal. La plupart de ce que nous construisons sont des GPT personnalisés, car nous le voyons comme la base des futurs flux de travail agentiques. Mais ce n'est pas seulement les GPT. Parfois, c'est un script Google Apps complexe. D'autres fois, il s'agit d'un projet Notebooklm bien structuré ou d'un système d'invite intelligent. L'outil n'a pas d'importance. Résoudre le problème fait.

En 2024, nous avons investi 30 000 $ dans les certifications de l'IA de l'Institut de marketing de l'IA pour toute l'équipe. Nous ne voulons pas que ces compétences nouvellement acquises commencent à atrophir. Le sprint de deux semaines pointe clairement les gens dans le sens d'appliquer ces compétences immédiatement, lorsqu'un membre de l'équipe termine sa certification d'IA, il est encouragé à saisir une tâche et à le construire.

Étape 7: construire, tester et affiner

Une fois que la construction de l'IA est prête, notre expert en IA, Jordan, les examine et les teste rigoureusement.

Jordan a pris Le système qu'il utilise pour améliorer les GPT et a transformé cela en son propre GPT. Il note vos instructions, souligne exactement ce qui a besoin d'amélioration et propose même de réparer automatiquement certaines pièces. C'est extrêmement méta, mais très efficace.

Les solutions approuvées passent ensuite à la documentation finale et à l'intégration dans les workflows existants.

Étape 8. Gestion du changement et communication

Lorsqu'une solution est finalisée, elle est transmise clairement aux leaders pour intégration dans les procédures opérationnelles standard.

La personne responsable de la documentation initiale des packages de build et se soumet à notre processus de gestion du changement, auquel cas la responsabilité modifie les mains du représentant de l'équipe responsable de la gestion du changement. Nous organisons une version bihebdomadaire, à travers des notes asynchrones ou des réunions synchrones, en fonction de la complexité des changements

La vraie question: cela a-t-il fonctionné?

Droite. Alors, comment savez-vous que quelque chose comme ça a fonctionné? Nous suivons et mesurons l'efficacité de quelques manières très claires et très transparentes. Ce ne devrait jamais être un jeu de supposition, en particulier pour ceux qui font le travail.

1. Niveaux d'activité: combien d'idées sont soumises, approuvées et exécutées mensuellement.
2. Speed & Agility: à quelle vitesse les idées vont-elles de la soumission à l'exécution et à l'adoption? Notre approche de sprint de 2 semaines permet d'assurer des résultats rapides.
3. Engagement transversal: nous mesurons à quel point le système est largement utilisé entre les équipes, particulièrement importante car l'innovation se produit souvent lorsque les idées franchissent les limites traditionnelles de l'équipe.
4. Impact & ROI: En fin de compte, nous mesurons l'efficacité par l'impact réel, ces idées réduisant la charge cognitive, supprimant les frictions et aidant les équipes à fournir un meilleur travail client plus rapidement?
5. Commentaires et adoption de l'équipe: nous vérifions régulièrement avec l'équipe sur la facilité avec laquelle il est de participer, à quel point leurs contributions sont significatives et ce que la friction demeure.

Et comme nous l'avons dit ci-dessus, nous pouvons tout voir. Je sais exactement où mon équipe se trouve sur l'innovation de l'IA:

Depuis qu'il a lancé notre canal AI Slack en mai 2023, nous avons eu 9 924 messages publiés. C'est pas le battage médiatique. Ce sont des gens dans les mauvaises herbes, partageant, posant des questions et s'entraidant.

Notre système Grab & Go suit actuellement 147 tâches actives.

81 toujours à gagner
52 en cours
28 terminé

La beauté de Grab and Go? Nous ne devinons pas.

J'ai maintenant des tableaux de bord montrant qui construit, où les choses calent et ce qui est réellement expédié. Vraie responsabilité. Réalité de l'élan.

Nous avions déjà une boîte de suggestions, threads, e-mails, documents. C'est un système maintenant, attaché à des données réelles qui ont un impact sur le réel salaire des gens. Il tue le chaos qui se produit lorsque les idées se perdent, dupliqués ou ignorées. Ce qui en tant que chef de l'innovation m'a toujours frustré.

Grab and Go donne littéralement tout le monde Un coup pour entraîner un véritable changement. Visibilité. Voix. Impact.

Vous n'avez pas besoin d'une autre idée d'IA.

Vous avez besoin d'un système pour rendre ces idées réelles.